PDP, PPF, Factur-X, e-reporting : le vocabulaire de la facture électronique en clair
Dès qu'on s'intéresse à la facture électronique, on tombe sur une avalanche de sigles : PDP, PPF, OD, Factur-X, e-invoicing, e-reporting… De quoi décourager n'importe quel artisan pressé. Voici un petit dictionnaire, en langage normal, avec un exemple concret à chaque fois.
Facture électronique
Ce n'est pas un simple PDF envoyé par mail. Une facture électronique contient des données structurées (lisibles automatiquement par un ordinateur), transmises via une plateforme agréée. C'est ce format structuré qui devient obligatoire entre entreprises.
Factur-X (et UBL, CII)
Ce sont les formats d'une facture électronique. Factur-X est le plus parlant pour un indépendant : c'est un fichier hybride, à la fois un PDF lisible par un humain et des données XML lisibles par la machine, dans un seul document. UBL et CII sont deux autres formats 100 % données. Bonne nouvelle : votre outil s'occupe du format, vous n'avez pas à le choisir à la main.
PPF — Portail Public de Facturation
C'est l'infrastructure publique de la réforme. Attention à une idée reçue : le PPF ne sera pas une plateforme gratuite où émettre vos factures. Ce service a été abandonné. Le PPF joue désormais le rôle d'annuaire (pour savoir où envoyer une facture) et de concentrateur de données pour l'administration. Pour émettre et recevoir, vous passerez par une PDP (voir ci-dessous).
PDP — Plateforme de Dématérialisation Partenaire
C'est l'acteur central pour vous. Une PDP est une plateforme privée immatriculée par l'État, autorisée à émettre, transmettre et recevoir vos factures électroniques, et à faire l'e-reporting. Concrètement, c'est le logiciel ou service que vous allez utiliser au quotidien. Beaucoup de comptables s'appuient déjà sur une PDP. Choisir la bonne PDP, c'est 80 % de la décision.
OD — Opérateur de Dématérialisation
Un OD est un logiciel ou prestataire qui vous aide à gérer vos factures, mais qui n'est pas immatriculé comme PDP. Il doit donc se connecter à une PDP pour que vos factures circulent légalement. Beaucoup d'outils de facturation actuels sont des OD.
E-invoicing vs e-reporting
E-invoicing (facturation électronique) = vos factures entre entreprises (B2B). E-reporting = la transmission à l'administration des données de vos autres opérations : ventes aux particuliers (un chantier chez un particulier, une consultation) et certaines opérations avec l'étranger. La plupart des indépendants sont concernés par les deux.
Cycle de vie et statuts de la facture
Avec la facture électronique, votre facture porte des statuts : déposée, reçue, refusée, encaissée… C'est utile pour vous : vous savez où en est chaque facture, et ça facilite les relances. Fini le « est-ce que vous avez bien reçu ma facture ? ».
L'annuaire
C'est le répertoire central qui dit, pour chaque entreprise, vers quelle PDP envoyer ses factures. Vos coordonnées y figureront via votre PDP. Vous n'avez rien à y faire vous-même — c'est géré pour vous, mais c'est utile de savoir que ça existe.
Ce qu'il faut retenir
- Une facture électronique = des données structurées, pas un PDF par mail.
- Le format (Factur-X…) est géré par votre outil, pas par vous.
- Le PPF est l'infrastructure de l'État, mais ne fait pas le travail à votre place.
- La PDP est votre plateforme du quotidien : c'est le vrai choix à faire.
- Vous aurez sans doute à gérer e-invoicing ET e-reporting.
Pour aller plus loin
Maintenant que le vocabulaire est posé, l'étape suivante est de savoir quelles sont vos dates et quelle PDP choisir. On en parle dans nos autres articles, et surtout lors d'un point sur votre situation réelle.